Suivi financier

Tous les projets n'ont pas de marché formalisé, et tous ceux qui en ont ne veulent pas pour autant que le pilote financier soit dicté par le DPGF. Le module Suivi financier est un journal libre, tenu projet par projet, où vous saisissez ce que vous voulez voir circuler — engagements, échéances, règlements — sans dépendre d'aucun autre module.

Indépendant, par principe

Précision importante : le Suivi financier n'est pas alimenté automatiquement par le module Marché ni par les propositions de paiement. C'est un choix de conception. La logique financière d'un projet est rarement exactement celle qu'on lit dans le DPGF : il y a des avances, des décaissements hors marché, des règlements regroupés, des avenants qui n'ont pas encore été acceptés. Forcer la synchronisation produirait plus de divergences qu'elle n'en éviterait.

Le module est donc une feuille blanche structurée : vous y notez ce qui est utile à votre pilotage, à votre rythme.

Qui s'en sert ?

• Le pilote du projet — architecte ou maître d'œuvre, qui tient le journal financier à jour.
• L'équipe interne du cabinet — en lecture ou en écriture selon les permissions accordées.
• Les artisans — qui peuvent consulter les lignes les concernant, dans la limite des permissions.
• Le maître d'ouvrage — qui suit l'engagement financier réel quand le pilote choisit de lui partager la vue.

Fonctionnalités principales

Entête financier

• Référence du projet financier — libre, utile quand vous croisez plusieurs systèmes (compta interne, banque, etc.).
• Société concernée — pour les structures qui gèrent plusieurs entités.
• Montant total prévu — enveloppe globale du projet.
• Notes libres — contexte, conditions particulières, références contractuelles.

Échéancier de paiements

Le cœur du module : une liste de lignes saisies manuellement, chacune représentant un engagement ou un règlement à suivre.

• Montant et date d'échéance.
• Référence et commentaire libre — pour préciser à quoi correspond la ligne (acompte, situation n°X, solde, etc.).
• Artisan associé (optionnel) — ce qui permet la ventilation par intervenant.
• Marquage payé / non payé — avec date de règlement.
• Édition au fil de l'eau — ajouter, modifier, supprimer selon les permissions.

Deux vues complémentaires

• Vue chronologique — toutes les lignes triées par date d'échéance. Idéale pour anticiper la trésorerie du mois à venir.
• Vue par artisan — lignes regroupées par intervenant. Idéale pour préparer un point ou répondre à une demande "qu'est-ce qu'on doit à l'entreprise X ?".

Justificatifs joints

• Documents financiers attachés au projet — factures, RIB, attestations.
• Pièces jointes par ligne — la facture qui justifie l'échéance, le bon de virement qui prouve le règlement.
• Commentaire par pièce — pour qualifier rapidement le document sans avoir à l'ouvrir.

Rappels

• Marqueurs de relance — chaque ligne porte la trace des rappels déjà envoyés (standard et urgent).
• Auto-rappels configurables — possibilité de définir un intervalle de relance pour ne pas oublier les échéances qui traînent.

Paramétrage

• IBAN, raison sociale, instructions de paiement — définis au niveau du cabinet, surchargeables au niveau d'un projet quand un contrat l'impose.

Permissions

Trois niveaux principaux pour la lecture, plus des permissions distinctes pour l'écriture :

• « Voir ses propres finances » — voir uniquement les lignes qui concernent l'utilisateur connecté (typiquement : un artisan voit ce qu'on lui doit).
• « Voir toutes les finances » — voir toutes les lignes du projet (équipe interne, MOA partagé).
• Création, modification, suppression, validation — séparées pour permettre par exemple à un assistant de saisir sans valider.

Astuces

• Tenir le journal comme un agenda, pas comme une compta. Le module n'est pas un logiciel comptable et ne prétend pas l'être. Il vous donne une vue de pilotage, pas une vérité comptable.
• Préciser systématiquement à quoi correspond la ligne dans le commentaire. "Situation n°3 — lot maçonnerie — état d'avancement 60 %" est utile ; un montant brut sans contexte ne l'est pas.
• Rattacher l'artisan à chaque ligne quand c'est possible. C'est ce qui rend la vue "par artisan" exploitable et permet à chaque intervenant de retrouver ses propres lignes.
• Joindre la facture dès qu'elle arrive, pas en fin de mois. Trois mois plus tard, retrouver le bon PDF dans une boîte mail coûte plus cher que les dix secondes nécessaires à le déposer sur la ligne.
• Activer l'auto-rappel sur les projets où les paiements traînent. Un système automatique relance mieux que la mémoire humaine, sans le côté gênant de la relance manuelle.

Voir aussi