Gestion documentaire (GED)

Plans, CCTP, DPGF, comptes-rendus de chantier, modifications, OS, attestations, photos… Un projet de construction génère des centaines de documents. ColAxess les regroupe dans un seul espace partagé entre les pros et le client — avec, pour les documents engageants, une lecture obligatoire et un suivi horodaté qui sert de preuve en cas de litige.

À quoi sert la GED ?

Remplacer le mélange Drive / Dropbox / pièces jointes mail / WhatsApp / clé USB par un dossier unique, partagé, où chaque document est à sa place, accessible aux bonnes personnes, et lié au projet auquel il appartient.

Concrètement, l'architecte dépose les plans une seule fois. L'entreprise les consulte directement, le MOA aussi. Plus de version plan-rdc-v3-final-bis.pdf qui circule par mail pendant qu'une autre version vit dans un drive partagé : il n'y a qu'un seul document, et tout le monde regarde le même.

Qui accède aux documents ?

C'est vous qui décidez. Chaque dossier dispose de ses propres règles de visibilité, héritées par ses sous-dossiers :

• L'architecte et son équipe : accès complet, dépôt et organisation.
• Les entreprises consultées : accès au dossier DCE de leur lot, pas aux dossiers internes du cabinet.
• Le bureau d'études : accès aux dossiers techniques qui le concernent.
• Le maître d'ouvrage et le client : accès aux documents administratifs et au suivi du chantier — sans voir les notes internes ni les négociations.
• Le notaire, l'acquéreur, le conjoint : accès en lecture seule à un sous-dossier dédié si besoin.

Le principe est simple : bloquer un dossier parent verrouille aussi tous ses enfants. Vous ne risquez pas d'oublier un sous-dossier qui exposerait des documents sensibles.

Lecture obligatoire & traçabilité légale

Certains documents engagent la responsabilité des intervenants : compte-rendu de chantier, modification de plan en cours d'exécution, ordre de service, levée de réserve, avenant au marché. ColAxess permet de marquer un document comme lecture obligatoire et d'enregistrer précisément qui l'a consulté, quand, et avec quelle action (ouverture ou téléchargement).

Pourquoi c'est important

Les contrats de maîtrise d'œuvre prévoient généralement un délai contractuel — souvent 7 jours — pendant lequel les participants peuvent formuler des remarques sur un compte-rendu de réunion. Passé ce délai sans observation, le compte-rendu est considéré comme accepté tacitement par les intervenants qui n'ont pas réagi.

Pour faire jouer cette clause en cas de contestation tardive, sinistre ou expertise, il faut pouvoir prouver deux choses : que le document a bien été mis à disposition de la personne concernée, et qu'elle a eu la possibilité d'en prendre connaissance. C'est exactement ce que la lecture obligatoire de ColAxess documente automatiquement, dans la durée.

Comment ça marche

• Marquer un document comme « lecture obligatoire » pour un ou plusieurs intervenants précis.
• Fixer une date limite correspondant au délai contractuel du marché (7 jours par défaut, modulable selon le contrat).
• Choisir le critère de prise de connaissance : simple ouverture du document, téléchargement, ou les deux au choix.
• Notifier les destinataires via les canaux configurés (notification dans l'app, email, push mobile).
• Relances automatiques quotidiennes tant que le document n'a pas été pris en compte et que la date limite n'est pas dépassée.
• Horodatage précis : chaque ouverture ou téléchargement est enregistré avec date et heure exactes, par personne — la trace est conservée durablement.
• Tableau de suivi par document : qui a lu, qui n'a pas lu, qui est en retard.
• Acquittement automatique : le créateur est notifié quand un intervenant a lu, et alerté si la date limite expire sans lecture.
• Statut final de chaque obligation — complétée, expirée ou annulée — conservé tel quel pour servir de preuve.

Cas d'usage typiques

• Compte-rendu de chantier hebdomadaire : lecture obligatoire imposée à toutes les entreprises présentes, deadline alignée sur le délai de réclamation du marché (souvent 7 jours). Au-delà, le CR est validé tacitement.
• Modification de plan en cours d'exécution : l'entreprise doit acter avoir pris connaissance avant de poursuivre les travaux.
• Ordre de service : engagement juridique du MOA, doit être tracé sans ambiguïté.
• Levée de réserve : confirmation que tous les intervenants concernés ont vu la résolution.
• Avenant au marché : preuve que toutes les parties ont été informées de la modification.

L'historique complet de chaque obligation et de chaque lecture est exploitable en cas de litige, sinistre, expertise ou contrôle. C'est l'un des outils qui sécurise le plus la responsabilité du maître d'œuvre face aux contestations tardives.

Fonctionnalités principales

• Lecture obligatoire avec deadline — exiger l'accusé de lecture d'un document (CR, modification, OS, avenant) par un ou plusieurs intervenants, avec relances automatiques et statut expiré passé la date limite. Détail dans la section dédiée ci-dessus.
• Accusé de lecture horodaté — pour chaque document, la liste des intervenants qui l'ont consulté avec date et heure précises de leur dernière lecture.
• Dossiers et sous-dossiers — organisation libre, en arborescence aussi profonde que nécessaire.
• Permissions héritées — la règle du dossier parent s'applique aux enfants, sauf surcharge explicite.
• Prévisualisation — PDF, images, et tous les formats courants se consultent directement dans le navigateur.
• Téléversement par lot — déposer plusieurs documents en une fois (drag & drop ou sélection).
• Recherche — par nom de fichier, par dossier, par projet.
• Liens vers les tâches et les CR — un document peut être rattaché à une tâche ou cité dans un compte-rendu.

Astuces

• Activer la lecture obligatoire systématiquement sur les CR de chantier avec une deadline alignée sur la clause de réclamation du marché. Le suivi se fait sans effort de votre côté, et vous disposez de la preuve si une entreprise tente de contester un point plusieurs mois plus tard.
• Mentionner explicitement le délai dans le mail de diffusion d'un CR (« 7 jours pour formuler des remarques »). Couplé à la lecture obligatoire de ColAxess, cela vous donne la trace nécessaire pour faire jouer la validation tacite.
• Structurer par phase (Études, Conception, DCE, Chantier, Réception) plutôt que par type. C'est plus naturel pour le client comme pour les artisans.
• Créer un dossier « Espace client » destiné à recevoir tout ce que le MOA peut consulter — devis, validations, photos, attestations. Le reste reste interne au cabinet.
• Vérifier les permissions sur le dossier parent avant d'y ajouter un document sensible. C'est le bon réflexe pour éviter les fuites involontaires.

Voir aussi