Tâches

Un projet de construction, c'est une centaine de petites actions à faire dans le bon ordre, par les bonnes personnes, à la bonne date. Le module Tâches remplace les post-it sur l'écran, les listes Excel et les rappels Notes du téléphone.

À quoi servent les tâches ?

Transformer une demande, une décision de réunion ou un point soulevé en chat en action concrète, avec un responsable et une échéance. Ce qui est dans une tâche ne se perd pas. Ce qui est juste dit en réunion, si.

Qui crée et qui exécute ?

Sur ColAxess, les tâches sont accessibles à tous les intervenants — pros comme clients. C'est ce qui permet de partager la vue d'ensemble, pas seulement entre les pros.

• L'architecte assigne des tâches à son équipe, aux entreprises, au BE — et parfois au client (validation, transmission d'un document).
• L'entreprise peut créer ses propres tâches internes sur le projet, ou recevoir celles transmises par l'architecte.
• Le MOA et le client voient les tâches qui les concernent (validations à faire, documents à fournir) et peuvent en créer pour pointer une demande.
• Le BE reçoit ses propres demandes techniques, suit son avancement.

Fonctionnalités principales

• Tâches et sous-tâches — découper une action complexe en étapes plus fines.
• Assignation — un ou plusieurs responsables par tâche.
• Priorités — basse, normale, haute, urgente.
• Échéances — date cible, avec relances automatiques à l'approche.
• Statuts — à faire, en cours, terminée, archivée.
• Description riche — texte, listes, mentions, pièces jointes.
• Lien vers documents et CR — rattacher une tâche à un fichier ou à une réunion d'origine.
• Vues par responsable, par échéance, par statut.

Astuces

• Toute décision de réunion devient une tâche : c'est la règle d'or. Une décision sans tâche est une décision oubliée.
• Une seule personne responsable par tâche. Si tout le monde est responsable, personne ne l'est. Préférez plusieurs tâches liées plutôt qu'une tâche assignée à trois personnes.
• Une échéance toujours, même approximative. Pas de tâche flottante : la date crée la dynamique.
• Inviter le client à créer ses propres tâches quand il a une demande : vous évitez la dispersion sur le chat et vous gardez la trace.

Voir aussi