Rendez-vous & agenda

Caler un rendez-vous sur un projet de construction, c'est trois mails, deux SMS, un coup de fil et la moitié des participants qui ne notent rien dans leur agenda. Le module Rendez-vous remet tout le monde sur la même page : une date, un lieu, une liste de participants, et les rappels qui partent tout seuls.

À quoi sert le module ?

Centraliser les rendez-vous d'un projet — visites de chantier, points client, réunions d'équipe, rencontres avec les entreprises — dans un endroit où chaque participant retrouve son créneau, sait qui vient, et reçoit un rappel avant l'échéance.

Tous les RDV d'un projet sont visibles au même endroit, classés par date. Le prochain rendez-vous remonte automatiquement : en ouvrant un projet, l'équipe sait tout de suite ce qui arrive et qui est concerné.

Qui se retrouve sur un RDV ?

Chaque rendez-vous a un créateur — souvent l'architecte ou son collaborateur qui orchestre le projet — et une liste de participants invités. Les participants peuvent être :

• Les membres internes du cabinet — associés, collaborateurs concernés par le sujet.
• Le maître d'ouvrage et le client — pour les points de validation et les visites communes.
• Les entreprises et le bureau d'études — pour les réunions de coordination et les visites de chantier.

Un email client externe peut également être renseigné pour notifier un contact qui n'a pas de compte ColAxess.

Fonctionnalités principales

• Création d'un RDV par projet — date, heure de début, heure de fin optionnelle, lieu, description.
• Liste des participants invités — chacun reçoit la notification du RDV à sa création.
• Canal de notification par participant — pour chaque invité, vous choisissez s'il reçoit la notification dans l'app, par email, ou les deux.
• Confirmation de présence — chaque participant peut confirmer ou décliner sa venue. L'horodatage de la réponse est conservé.
• Notification d'un email externe — pour prévenir un contact (client, conjoint MOA, contact entreprise) qui n'utilise pas ColAxess.
• Confirmation de présence en un clic depuis l'email — chaque notification email de RDV embarque deux liens « Je serai présent » / « Je ne peux pas venir » qui mettent à jour le statut sans se connecter à l'app. Idéal pour les entreprises qui reçoivent dix invitations par semaine.
• Synchronisation avec votre téléphone (iCal) — chaque utilisateur dispose d'un lien d'abonnement à coller dans iOS Calendar, Google Calendar ou Outlook. Les RDV apparaissent dans l'agenda du téléphone (avec lieu, participants, rappels système) et se mettent à jour automatiquement toutes les 15 minutes. Lien à activer depuis les réglages du profil.
• Double rappel automatique — un premier rappel quelques jours avant le RDV, et un second optionnel quelques minutes avant. Idéal pour les visites de chantier qu'on cale longtemps à l'avance.
• Discussion autour du RDV — chaque rendez-vous a un fil de commentaires pour caler les derniers détails avant le jour J. Les participants sont notifiés de chaque nouveau message.
• Validation du RDV — une fois passé, le créateur le marque comme terminé. Les RDV passés restent consultables en historique.
• Badge temps relatif — au lieu d'une simple date, l'affichage montre "Aujourd'hui", "Demain", "Dans 3 jours", pour repérer en un coup d'œil ce qui arrive.
• Permissions granulaires — séparation entre créer un RDV, modifier ses propres RDV, modifier ceux des autres, et les supprimer.

Astuces

• Activer les deux rappels pour les visites de chantier. Un rappel à 2 jours pour s'organiser, un second à 30 minutes avant pour ceux qui ont oublié de regarder leur agenda du matin.
• Inviter le client dès le début, même s'il ne vient pas à toutes les visites. Voir l'agenda du projet le rassure sur le rythme et lui évite de demander "où en est-on ?" toutes les semaines.
• Demander systématiquement la confirmation de présence aux entreprises avant les réunions de coordination. Une visite annulée faute de quorum coûte plus cher qu'un rappel.
• Préciser le lieu de manière exploitable — adresse postale complète plutôt que "sur place". Les participants ouvrent leur GPS depuis la notification, ne leur faites pas chercher.
• Utiliser les commentaires du RDV pour les questions de dernière minute ("on prend les plans modifiés ?", "le client peut venir une heure plus tard ?"). Tout reste rattaché au RDV, pas perdu dans un fil de chat général.

Voir aussi