Suivi du temps

Que vous facturiez à l'heure ou au forfait, la question est la même : combien de temps avez-vous réellement passé sur ce projet, sur cette phase, sur cette tâche ? Sans réponse précise, vous facturez à l'aveugle et vous renouvelez les mauvaises hypothèses sur le projet suivant. Le module suivi du temps règle ce problème, en s'intégrant à la façon dont vous travaillez réellement.

À quoi sert le module ?

Mesurer le temps passé par chaque membre de l'équipe sur les projets, avec assez de granularité pour distinguer les phases (APS, APD, PRO, EXE, DET, AOR…), et assez de souplesse pour rester utilisable au quotidien — sans transformer chaque journée en saisie administrative pénible.

Le module est conçu pour deux usages complémentaires : produire les éléments dont vous avez besoin pour facturer à l'heure, et accumuler les données qui permettront, sur le projet suivant, de chiffrer un forfait au plus juste.

Qui s'en sert ?

• Cabinets d'architecture facturant à l'heure — pour produire les notes d'honoraires en fin de phase ou en fin de mois.
• Cabinets au forfait — pour mesurer la rentabilité réelle et ajuster les forfaits futurs sur des bases factuelles.
• Bureaux d'études — qui facturent leurs missions au temps passé.
• Architectes d'intérieur, OPC, MOE déléguée — pour toute activité où la traçabilité du temps a une valeur contractuelle ou interne.

Fonctionnalités principales

Saisie du temps

• Chronomètre intégré — démarrer le compteur en début de tâche, le mettre en pause pendant un appel, le reprendre, l'arrêter en fin de session. Le temps de pause est géré automatiquement.
• Saisie manuelle — pour le temps qu'on oublie de chronométrer en direct ou qu'on enregistre a posteriori : durée, date, description.
• Description libre — préciser sur quel sujet le temps a été passé. Utile au moment de relire un mois de pointages plusieurs semaines plus tard.
• Marqueur facturable — chaque entrée porte une case "Facturable" (cochée par défaut). Décocher quand le temps relève de l'interne, de l'avant-vente, ou d'un geste commercial non refacturé. Le total du projet affiche alors séparément le temps non facturable inclus dans le total.

Ventilation et structure

• Par projet — chaque entrée est rattachée au projet sur lequel elle a été enregistrée.
• Par phase — le module reconnaît automatiquement la phase en cours du projet et y rattache le temps. Pas besoin de le saisir à chaque fois.
• Par tâche — possibilité de rattacher une entrée à une tâche précise du projet pour une granularité fine.

Estimations vs réalisé

• Estimation par phase — saisir le temps prévu en début de mission, par phase et par utilisateur.
• Comparaison continue — confronter à tout moment le temps consommé au temps prévu, et repérer les dérives avant qu'elles ne deviennent problématiques.
• Stats par phase et par utilisateur — voir où le temps part réellement, qui a chargé quelle phase, et où vous avez sous-estimé.

Confidentialité et permissions

Le temps passé est une donnée sensible — chacun ne doit pas voir le temps de tout le monde. Le module distingue plusieurs niveaux :

• Voir son propre temps — accessible à tous les utilisateurs disposant de la permission de base.
• Voir le temps de toute l'équipe — réservé aux profils encadrants ou aux associés.
• Modifier ses propres entrées — pour corriger une saisie erronée.
• Modifier les entrées des autres — réservé à un rôle dédié (manager, administrateur).
• Gérer les estimations — celui qui chiffre les missions peut saisir et ajuster les enveloppes de temps.

Astuces

• Démarrer le chrono dès le début de la tâche, sans attendre. Cinq minutes de réflexion sur un projet, c'est déjà du temps qu'il faut tracer — l'addition de ces "petits temps" représente souvent 15 à 20 % d'un projet.
• Décrire systématiquement ce qu'on a fait dans la description. Quand vous relisez vos pointages trois semaines plus tard pour préparer la facturation, "DET" ne vous dit rien ; "DET — visite n°4 + relances entreprises gros œuvre" est exploitable.
• Saisir les estimations en début de mission, même approximatives. C'est ce qui rend les comparaisons réalisé/prévu utiles. Sans cible, le temps consommé reste un chiffre brut sans interprétation.
• Décocher "Facturable" sans hésiter quand le temps n'est pas refacturable : rendez-vous commercial avant signature, formation interne, reprise gratuite. Le total reste juste et le non-facturable apparaît distinctement pour situer la part de gestes commerciaux sur le projet.
• Faire un point hebdomadaire sur le temps consommé par phase. C'est le moment idéal pour repérer une phase qui dérape avant que le forfait ne soit en perte.

Voir aussi