Lancer un projet

Un nouveau dossier arrive : une rénovation lourde, une construction neuve, un aménagement intérieur, une opération de promotion. Il faut ouvrir un espace de travail, y faire entrer les bonnes personnes au bon moment, et passer le plus vite possible de « j'ai créé le projet » à « les premiers livrables circulent ». Cette page suit ce parcours, de la préparation jusqu'aux premiers jours actifs du projet.

Avant de créer : les ingrédients à dégrossir une bonne fois

ColAxess ne vous demande pas de tout reconfigurer à chaque projet. À la place, vous posez une fois pour toutes, au niveau de votre cabinet, trois bibliothèques que tous vos futurs projets viendront piocher :

• Les rôles et permissions — quels profils existent chez vous (architecte associé, chef de projet, collaborateur, stagiaire, BE structure, entreprise, MOA, client final…), et qu'ont-ils le droit de voir et de faire dans un projet. C'est paramétré une fois, repris partout.
• Les statuts de projet — vos étiquettes maison : « En cours », « En pause », « Livré », « Archivé », ou ce qui correspond à votre vocabulaire. Chaque changement de statut est horodaté et signé : vous retrouvez plus tard qui a passé tel projet à « en pause » et quand.
• Les phases du projet — votre canevas type d'opération : ESQ, APS, APD, PRO, DCE, ACT, chantier, OPR, GPA, ou la séquence propre à votre cabinet, avec dates planifiées et code couleur. Chaque nouveau projet hérite de ce canevas, à ajuster ensuite cas par cas.

Si vous démarrez tout juste avec ColAxess, la fenêtre de bienvenue vous guide précisément vers ces trois écrans dans cet ordre. Une fois ces fondations posées, vous n'y revenez plus que pour affiner.

Étape 1 — Créer le projet

Depuis la liste des projets, le bouton « Nouveau projet » ouvre un formulaire court. Il est intentionnellement court : l'objectif est que vous puissiez ouvrir un dossier en deux minutes, quitte à compléter au fil de l'eau les jours suivants.

Ce que vous renseignez à la création :

• Le nom du projet — court et reconnaissable ; c'est celui que toute l'équipe verra dans les notifications et les listes.
• Un titre long et un numéro de dossier — facultatifs, mais utiles si vous numérotez vos dossiers en interne (par exemple « 2026-014 ») ou si vous voulez un intitulé contractuel propre sur les sorties PDF.
• L'adresse du chantier et une description libre.
• Les coordonnées du client — nom, adresse, email, téléphone. Ce sont les coordonnées qui apparaîtront dans les courriers, AE, CCTP, propositions de paiement. Vous les saisissez une fois, elles vous suivent.
• Un statut initial — pioché dans votre bibliothèque de statuts.
• Une image d'en-tête — facultative mais agréable : une vue de façade, un extrait de plan, une photo du lieu. C'est le visuel qui identifie le projet dans la liste.
• Vos champs personnalisés — si vous avez défini des champs métier au niveau de votre cabinet (par exemple « type d'opération », « surface SHON », « budget prévisionnel », « référence notaire »), ils apparaissent ici.

Vous validez. Vous êtes automatiquement ajouté au projet en tant que membre — vous n'avez pas besoin de vous inviter vous-même.

Étape 2 — Poser le statut et la phase de départ

Le statut traduit où en est le projet du point de vue de votre cabinet (actif, en pause, livré…). La phase, elle, dit où en est l'opération du point de vue du métier (esquisse, DCE, chantier, GPA…). Les deux sont indépendants et coexistent volontairement : un projet peut être « en pause » alors qu'il est techniquement en « phase APD ».

À la création, votre canevas de phases se déploie automatiquement sur le nouveau projet, avec les phases ordonnées et l'état initial (« à venir »). Vous n'avez plus qu'à :

• Marquer la phase courante comme « active » — par exemple « Esquisse » si vous démarrez tout juste.
• Renseigner les dates planifiées que vous avez en tête, même approximatives. Elles servent au planning et aux jalons.
• Désactiver ou supprimer les phases qui ne s'appliquent pas à cette opération-là — par exemple, pas de DCE sur une mission de seul conseil.

Étape 3 — Faire entrer l'équipe

C'est l'étape la plus importante du démarrage, et c'est celle qui distingue ColAxess : vous invitez tout le monde dans le même espace — l'équipe interne, les pros externes et le client final. Pas de mails en copie cachée, pas de Drive partagé pour les uns et plateforme métier pour les autres. Un projet, un endroit.

Les deux types d'ajout

Selon que la personne fait déjà partie de votre cabinet ou non, le geste diffère :

• Membre existant du cabinet — vous le sélectionnez dans la liste, vous lui assignez un rôle pour ce projet, c'est fait. L'accès est immédiat.
• Personne extérieure (une entreprise consultée, un BE, le MOA, l'acquéreur, le notaire, un proche du MOA…) — vous saisissez son email, son nom, et le rôle que vous voulez lui attribuer dans ce projet. Elle reçoit une invitation par email, crée son mot de passe, et atterrit directement sur le projet. Elle n'a pas besoin d'un compte ColAxess préexistant.

Qui inviter, et quand

Il n'y a pas une seule bonne réponse, mais une logique qui marche bien :

• Dès la création — les collaborateurs internes qui vont travailler dessus, et le MOA / client final. Inviter le client tôt change la nature du projet : il voit l'avancement vivant, vous économisez des dizaines d'allers-retours de mails.
• Au moment du DCE — les entreprises consultées. Elles arrivent en lecture des pièces du marché, peuvent poser leurs questions dans le chat dédié, déposer leurs offres.
• Au moment du chantier — les entreprises retenues, les éventuels OPC, les artisans d'appoint.
• À la marge — le notaire, le conjoint du MOA, un futur acquéreur, un voisin concerné. Ces invités-là entrent en lecture seule sur les pans du projet qui les concernent et ressortent quand leur sujet est clos.

Étape 4 — Régler les permissions au plus juste

Le rôle attribué à l'invitation pose une base : un « client » voit par défaut ce que voit un client, une « entreprise consultée » ce que voit une entreprise. Mais chaque projet est un cas particulier. Vous pouvez donc affiner les permissions membre par membre, sur ce projet précis, sans toucher au rôle générique.

Quelques exemples concrets de ce qu'on règle souvent à ce stade :

• Un MOA particulièrement impliqué qu'on autorise à voir les comptes-rendus de réunion dès leur publication, et pas seulement les versions finales.
• Une entreprise à qui on retire l'accès aux dossiers du marché des autres lots, pour qu'elle ne voie que le sien.
• Un stagiaire interne qu'on laisse en lecture seule sur le marché et les finances le temps qu'il prenne ses marques.
• Le conjoint du MOA invité en lecture sur la GED publique du projet, mais pas sur le chat équipe.

La règle qu'on conseille : toujours le moins permissif possible. Un intervenant n'a pas besoin de voir les négociations financières internes pour faire son travail. Un MOA n'a pas besoin de la cuisine technique du cabinet. Vous ouvrirez plus tard si nécessaire — c'est plus simple que de fermer après coup.

Étape 5 — Activer les bons modules pour cette phase

ColAxess regroupe beaucoup de modules : documents, chat, tâches, planning, comptes-rendus, photos, suivi du temps, marché, signature, décoration, finances… Tous ne sont pas pertinents en même temps. Sur un projet en esquisse, le module Marché ne sert à rien. Sur un projet en chantier, le module Estimatif est probablement passé en lecture.

Le tableau de bord du projet propose donc une logique d'épinglage : vous mettez en avant les modules utiles à la phase en cours, vous laissez les autres en arrière-plan. Cet épinglage est personnel à chaque membre — votre MOA verra surtout les modules qui le concernent (CR, photos, planning), votre équipe interne épinglera ce qu'elle utilise au quotidien.

À la création d'un projet, l'épinglage par défaut que beaucoup retiennent :

• Documents (GED) ;
• Chat ;
• Tâches ;
• Planning ;
• Rendez-vous.

Les modules contractuels (DCE, Marché, Signature, CCAP) viennent s'épingler plus tard, le moment venu. Les modules d'aménagement (Décoration, Photos de chantier) prennent leur place quand on entre en chantier ou en livraison.

Étape 6 — Lancer les premiers livrables

Le projet existe, l'équipe est invitée, les modules sont en place. Pour beaucoup de cabinets, voici les trois gestes qui inaugurent vraiment un projet :

1. Déposer les premières pièces dans la GED — relevé, plans existants, programme, photos du lieu, courriers initiaux. C'est le moment d'arborer proprement le projet : dossiers par phase, dossier « Programme », dossier « Existant », etc.
2. Ouvrir le chat avec un premier message de cadrage : rappel du périmètre, point sur la prochaine échéance, présentation rapide de l'équipe pour le MOA. Ce message-là vous évite trois mails plus tard la question « qui fait quoi déjà ? ».
3. Caler le premier rendez-vous dans le module Rendez-vous. Visite de site, réunion de lancement, point téléphonique : il déclenche déjà un compte-rendu attendu, donc une discipline.

À partir de là, le projet vit. Les modules contractuels rejoindront le bal le moment venu — quand vous monterez le DCE, quand vous attribuerez les marchés, quand vous signerez les premiers avenants.

Pièges courants et bons réflexes

• Inviter le client trop tard. C'est la pire erreur, et la plus fréquente. Si le client arrive seulement au moment des choix de finitions, il a passé six mois à recevoir des mails en copie : la dynamique d'un espace partagé est cassée. Invitez-le dès la création, même si vous n'avez rien à lui montrer : il s'habitue à l'outil pendant que vous travaillez.
• Tout épingler « au cas où ». Un tableau de bord avec quinze modules visibles est illisible. Quatre ou cinq modules épinglés, le reste à la demande, c'est le bon dosage.
• Confondre statut et phase. Le statut, c'est l'état côté cabinet (en cours, en pause, archivé). La phase, c'est l'avancement métier (esquisse, APD, chantier). Mélanger les deux finit par brouiller la lecture pour toute l'équipe.
• Ouvrir les permissions trop large dès le début. Ouvrir, c'est facile. Restreindre a posteriori, c'est gênant : un membre qui avait accès à une rubrique se rend compte qu'il ne l'a plus, et vient demander pourquoi.

Limites actuelles, en toute franchise

Pour que vous sachiez à quoi vous attendre :

• La création d'un projet est un formulaire, pas un assistant en plusieurs étapes. Vous remplissez, vous validez, vous arrivez sur la fiche du projet ; aucun wizard ne vous tient la main pour inviter les membres, choisir les modules à épingler ou poser les permissions. C'est volontaire (les utilisateurs réguliers détestent les wizards), mais ça suppose que vous sachiez où aller ensuite. Les onglets Membres, Phases, Détails sont accessibles dès la fiche projet : c'est là que vous continuez.
• Pas de duplication d'un projet existant pour l'instant. Si vous lancez beaucoup de projets très similaires (typique en marchand de biens ou en promotion par lots), il faut recréer le projet à chaque fois et réinviter manuellement les intervenants récurrents. C'est dans le backlog.
• Pas d'import en masse de membres via un fichier CSV à la création — chaque invitation est une saisie ou une sélection dans la liste des contacts du cabinet.
• Les champs personnalisés sont définis au niveau du cabinet et apparaissent sur tous les projets. Il n'y a pas (encore) de schéma de champs par type d'opération.

Pour aller plus loin

Une fois le projet lancé, les autres pages de la documentation reprennent le flambeau, module par module : comment structurer la GED, comment animer le chat, comment caler le planning, comment produire un compte-rendu de chantier. Et le jour où vous voudrez clôturer ou exporter ce projet, le cas d'usage Exporter l'archive complète d'un projet vous donnera la marche à suivre.

Voir aussi